Assistant Assistante de direction (H/F)

Description

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La DSIN (Direction des Systèmes d’Information et du Numérique) assure une mission de service public au bénéfice des Parisiennes et des Parisiens. Elle est chargée de développer et de mettre en œuvre les systèmes d’information de l’administration et les services numériques aux usagères et usagers. Dotée d’un plan pluriannuel d’investissement d'un budget d'environ 32 millions d'euros en fonctionnement, elle accompagne les 26 directions métiers en mettant à disposition les infrastructures informatiques et de télécommunications nécessaires. Elle assure l'assistance de proximité pour 35 000 utilisateurs et utilisatrices.

Au sein de l’équipe de direction, vous participez, auprès de la Directrice, à la coordination de 4 services : ressources, infrastructures, applications, assistance pour plus de 500 agentes et agents.

Quelles sont vos missions ?

Vous assistez la Directrice de la DSIN, en collaboration avec la coordinatrice administrative de la direction.

• Vous assurez la gestion de l’agenda de la Directrice et la planification de réunions via Outlook.

• Vous assurez l’accueil téléphonique et physique au secrétariat.

• Vous procédez à la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique.

• Vous réalisez la rédaction de mails-notes-courriers.

• Vous supervisez/relisez des documents soumis à la signature de la Directrice.

• Vous gérez les réservations de la salle de réunion de la direction.

• Vous assurez le classement et l’archivage sur répertoire ou papiers.

• Vous préparez les dossiers de réunion.

• Vous assurez la logistique et la gestion des fournitures courantes de l’équipe de direction.

• Vous effectuez la mise à jour de listes de diffusion internes DSIN.

• Vous assurez la gestion Chronotime des compteurs de l’équipe de direction.

• Vous assurez la gestion du courrier Élise et la mise en forme du compte-rendu d’activité hebdomadaire (CRAH) en cas d’absence de la coordinatrice administrative.

• Vous procédez ponctuellement à la réservation de déplacements TAM (Transports Automobiles Municipaux).

Qu’attend-on de vous ?

• Vous faites preuve de rigueur et de méthode et vous avez le sens de l'organisation.

• Vous faites preuve de discrétion.

• Vous faites preuve de réactivité et vous avez une capacité à anticiper et à gérer les priorités.

• Vous êtes autonome et disponible.

• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint, etc...).

• Vous connaissez les applications Élise et Chronotime.

• Vous êtes capable de travailler en équipe et de vous adapter.

• Vous possédez des qualités rédactionnelles et une capacité à communiquer.

Les plus :

• 25 à 27 jours de congés annuels et jusqu’à 27 jours de RTT par an

• Remboursement partiel du titre de transport (75%)

• Forfait mobilité durable (allocation transports alternatifs)

• Facilité d’accès (Gare de Lyon)

• Accès aux restaurants administratifs de la Ville de Paris

• Cycle de formations dédiées (démarche sécurité, processus et outils internes de gestion de projet et d’intégration applicative), offre de formation continue en expertise technologique et numérique et en management

• Accès gratuit aux piscines municipales et aux courts de tennis, aux médiathèques, aux musées de la Ville de Paris

• Réservations vacances pour les ouvrants-droits et leur famille

• Billetterie pour tous types d’activités (cinémas, musées, parcs de loisirs, théâtres, salons…)

• Colonies pour les enfants et adolescents (de 4 à 17 ans)

• Cadeau annuel et spectacle pour l’arbre de Noël des enfants des personnels (de 3 à 12 ans)

• Contrat collectif de prévoyance (maintien de salaire avec service de téléconsultation médicale : « Médecin Direct »)

• Allocation prévoyance santé (participation aux frais de mutuelle)

Quelles particularités du poste ? :

La Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent à toutes les étapes de votre carrière.

Vous pourrez avoir, afin d’assurer la continuité de service en cas d’absence, à travailler avec la coordinatrice et l’assistante de la sous-direction des ressources.

Horaires de travail adaptés aux horaires de la direction.

Télétravail possible après période d’intégration.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 36 mois

Salaire : 35 000,00€ à 65 000,00€ par an

Avantages :

• Horaires flexibles
• Prise en charge du transport quotidien
• Réductions tarifaires
• Restaurant d'entreprise
• RTT
• Travail à domicile occasionnel

Programmation :

• Du lundi au vendredi
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 27/02/2024